Можно ли заменить отпуск денежной компенсацией. Заявление на компенсацию неиспользованного отпуска: образец

23 04 2017 otpusknik Пока нет комментариев

Довольно распространенными являются ситуации, когда по той или иной причине работником не использовался предусмотренный трудовым законодательством ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Возможно ли замена неиспользованного отпуска денежной компенсацией без увольнения? Трудовой кодекс предусматривает случаи, когда такая замена возможна, а также устанавливает моменты, когда выплата денег за неотгулянные отпускные дни не допускается. Также возможна оплата только определенной части неиспользованного отпуска.

Нормативная база, касающаяся возможности выплаты компенсации вместо неотгулянного отпуска без увольнения, включает в себя:

ст.126 ТК РФ — устанавливается, что замена возможна только в части превышения отпускных дней над минимальной продолжительностью, то есть все предоставляемые дополнительные оплачиваемые дни свыше 28-ми календарных могут быть заменены деньгами;
ст.115 и 116 — определяют работников, для которых обязательно предоставление дополнительных отпускных дней, в отношении которых возможна последующая замена;
ч.3 ст.126 — говорится о тех работниках, для которых не допустима выплата компенсации вместо оплачиваемого отпуска.

Когда отпуск может быть заменен компенсационной выплатой

Трудовой кодекс РФ содержит указание на возможность возмещения неиспользованного отпуска денежной выплатой в ряде случаев.

Замена отпуска денежной компенсацией допускается в случае:

Когда работник уволился.
Памятка работнику - что обязательно нужно знать про отпуск?

Работодатель обязан оплатить ему соответствующую сумму за все имеющиеся отпускные периоды, которые не использовались.
В случаях, когда длительность отпуска составляет более 28 дней, существует право на получение компенсации в той части, которая выше этого срока. Чтобы ее получить, работнику необходимо обратиться с соответствующим подписанным заявлением к работодателю.

Если срок ежегодного оплачиваемого отпуска включает меньшее количество дней, то компенсировать его можно только при условии увольнения сотрудника.

При таком раскладе уволенному лицу причитается денежная компенсация за весь период, который не использовался для отдыха.

Возмещение в финансовом выражении назначается работникам, отпускной период у которых увеличен в связи с наличием инвалидности, а также специфики работы (например, для учителей, медиков, спортсменов и лиц, трудящихся в тех районах, где полагаются дополнительные льготы).

Сотрудники, которые работают по ненормированному графику, имеют право на увеличение продолжительности отпускного периода на срок от трех календарных дней (согласно внутренним законодательным актам). Эти дни тоже могут быть заменены денежным возмещением.

Следует иметь в виду, что в случае, если специалист вправе получить денежное возмещение вместо неиспользованной части отпуска без увольнения, работодатель не принуждается делать это в обязательном порядке. В данном случае существует возможность предоставления работнику дополнительных отпускных дней, основываясь на предписаниях закона.

Когда замена отпуска денежной выплатой невозможна

Бывают обстоятельства, при которых даже по взаимному согласию работодателя и работника заменить основной оплачиваемый ежегодный отпуск путем выплаты денежной компенсации нельзя.

Такое явление имеет место как при ежегодном, так и дополнительном отпуске.

Не заменяется на денежное возмещение право на отдых, когда в качестве работника выступает:

несовершеннолетний гражданин;
женщина в состоянии беременности.
когда трудовая деятельность осуществляется на предприятии с опасными или вредными условиями, работнику причитается увеличение отпускного периода на семь дней, заменить которые на денежную компенсацию невозможно. При этом если добавленные дополнительные оплачиваемые дни отпуска полагаются в большем количестве в силу заключенного договора или соглашения, то часть, превышающая семидневный срок, может заменяться денежной выплатой. Сумма соответствующей компенсации также должна быть оговорена в условиях договора или соглашения с работником.

Можно ли заменить отпуск компенсацией, если его срок переносится?

Когда работник не использовал свое право на ежегодный оплачиваемый отпуск за прошедший год, то на текущую дату ему предоставляется право на отдых сроком в 56 календарных дней.

Согласно части 2 статьи 127 Трудового кодекса РФ, при желании сотрудника получить денежную выплату за количество отпускных дней свыше двадцати восьми, в выплате такой суммы будет отказано по той причине, что здесь имеет место суммирование и перенос отпускных периодов, а по отдельности их количество в большую сторону не изменяется. В таком случае по договоренности между работником и работодателем устанавливается порядок отпуска, то есть решается, будет ли он использован полностью и поделен по частям.

Какие документы нужно оформить для выплаты компенсации?

Необходимо оформить следующие бумаги:

Примеры замены неиспользованного отпуска деньгами

Пример 1:

Бухгалтер Королева А.А. за свой первый рабочий год (устроилась на работу с 01.02.2015) не использовала положенный оплачиваемый основной ежегодный отпуск 28 кал. дней. В 2017 году Королева берет отпуск за второй рабочий год с 01.02.2016 по 31.01.2017 и просит в заявлении заменить отпускные неиспользованные дни за первый рабочий год компенсацией. Должен ли работодатель удовлетворить просьбу Королевой?

Ответ: нет не должен. Замене без увольнения подлежат только дополнительные отпускные дни. Королевой такие дни не положены, поэтому у нее есть два пути — отгулять 28 дней за первый рабочий год, либо дождаться увольнения и получить за неотгулянные дни денежную компенсацию, которая будет выплачена при увольнении в обязательном порядке, заявления для этого писать не нужно.

Пример 2:

Бухгалтер Королева А.А. трудится в госучреждении и имеет право на дополнительные 2 кал.дня ежегодно, то есть суммарная продолжительность оплачиваемого отдыха 30 кал.дн. Устроилась на работу Королева с 01.02.2015. За первый раб.год с 01.02.15 по 31.01.16 использовано 14 кал.дн. В 2017 году Королева желается пойти в отпуск, сколько дней она может заменить деньгами?

Ответ: Получить денежную компенсацию можно за 4 кал.дня, так как они предоставляются дополнительно как госслужащему. Остальные дни придется отгулять.

Компенсация отпуска деньгами

Все мы с нетерпением ждем отпусков, чтобы отдохнуть от трудовых будней и уделить внимание семье. Но есть среди нас и те, кто, по тем или иным причинам, предпочитает избежать отпуска и получить средства за отработанный период. Допускается ли такой вариант по закону, и как правильно провести такую процедуру?

Как это бывает?

Итак, нормами действующего законодательства нашего государства предусмотрено, что каждый сотрудник имеет право на отдых и получение отпуска. Но сотрудник также имеет право просить у работодателя замены отпуска выплатой соответствующей компенсации. Обеим сторонам необходимо учитывать определенные нюансы.

Начисление компенсации осуществляется на основании специального приказа руководства и личного заявления сотрудника, составленного в простой письменной форме. Заменить отпуск выплатой можно не всегда, а лишь в двух случаях:

Если общая сумма времени основного или дополнительного отпуска составит больше 28 дней;
Если предстоит увольнение того сотрудника, который не отгулял положенный ему отпуск;

Рассмотрим каждый из описанных случаев. В первом случае есть категории сотрудников, которым по закону может быть предусмотрен отпуск, скажем, 42 дня. Естественно он может все их использовать, но может отгулять 28 дней, а за 14 получить компенсацию и работать.

Также примером может послужить сверхурочная работа, дающая право на отпуск. Работник здесь также может отказаться от него взамен на денежную компенсацию.

Во втором случае, когда отпуск не использован в текущем и прошлом году, а сотрудник увольняется, тогда все 56 дней должны быть предоставлены для отдыха работодателем. Но денежная компенсация осуществима, только если количество дней превысит указанное количество.

Если работник является лицом, не достигшим совершеннолетнего возраста;
Если речь идет о беременной женщине;
Если компенсацию потребовал сотрудник, занятый на вредных работах;

Гарантия на компенсацию закреплена для специалистов, которые имеют право на длительный отдых. Сюда же можно отнести инвалидов, сотрудников сферы образования, медицины, спорта, работников отдаленных районов, приравненных к таковым.

Те же специалисты, которые трудятся на условиях рабочего дня с ненормированной продолжительностью, могут рассчитывать на дополнительный отдых, длительность которого составляет 3 календарных дня согласно нормам локальных нормативно-правовых актов. Такой период также можно заменить компенсационными выплатами.

По желанию работника часть ежегодного отпуска может заменяться денежной компенсацией. При этом продолжительность предоставленного ему ежегодного и дополнительных отпусков не должна быть в сумме меньше 24 календарных дней. Так, к примеру, если в организации определено каждый год по 30 календарных дней отпуска, то получить денежную компенсацию без последующего увольнения можно за 6 дней, но 24 календарных дня нужно пробыть в отпуске. Такого же мнения придерживается Министерство труда в письмах от 18.06.2007 г. №150/13/133-07 и от 24.01.2007 г. №9/13/133-07.

Составляем заявление

Действующее законодательство не содержит требований по оформлению данного рода заявлений. Оно вполне может быть составлено в простой письменной форме с изложением сути вопроса. Здесь важно поставить дату и подпись заявителя. Однако по правилам делопроизводства необходимо все же выдержать определенную структуру данного документа:

Шапка - текст, размещенный в правом верхнем углу страницы, где содержатся данные о полном юридическом названии документа в соответствующем падеже. Затем указываются данные заявителя уже в родительном падеже без предлога «от».
После шапки следует название документа, которое пишется с заглавной буквы и без точки в конце. При написании на компьютере буквы слова могут быть заглавными.
Далее следует сам текст заявления, где необходимо кратко изложить суть обращения, указать весь период отпуска и тот период, за который необходима выплата денежной компенсации.
После изложения основного текста в левой стороне указывается дата, а напротив нее, с правой стороны, ставится роспись работника.

Как подать заявление?

Если сотрудник изъявит желание возместить часть отпускного периода в денежной форме, тогда он должен быть уверен в том, что он принадлежит к тем категориям сотрудников, которые имеют право претендовать на такое возмещение. Заявление должно отображать, какой период учитывать для получения компенсации и за какой вид отпуска — за основной или же за дополнительный.

Можно ли взять компенсацию вместо отпуска - что необходимо знать

Такой документ дает основание руководителю на утверждение приказа, с которым сотрудник ознакомится и поставит под ним подпись.

Здесь есть два важных момента:

Возмещение части отпуска в денежном эквиваленте должно происходить по инициативе сотрудника. Только в этом случае работодатель сможет рассмотреть данный вопрос.
На работодателе не лежит обязанности по произведению финансовой компенсации, что позволяет ему предоставить отпуск полностью.

Если же сотрудник желает уволиться и предоставление отпуска является невозможным, тогда тогда работодателю необходимо выплатить финансовую компенсацию за весь период, который он не смог использовать для отпуска.

Период неизрасходованных дней отпуска определяется в зависимости от того, когда человек был трудоустроен. В расчет принимается 28 дней при условии, что человек работал 11 месяцев у данного работодателя, либо стаж такового составляет от 5 до 11 месяцев, а увольнение происходит из-за исполнения военной службы, из-за сокращения или же по причине реорганизации мероприятий.

Во всех остальных ситуациях, количество отпускных дней определяется пропорционально отработанному на предприятии времени. Даже в том случае, если сотрудник проработал только свыше двух недель.

Практическая сторона вопроса

Обычно грядущие отпуска руководство старается планировать, составляя список. Бывают случаи, когда в каждом из отделов получаются «накладки», когда сразу несколько сотрудников уходят в отпуск, а вся работа сваливается на руки оставшегося. Тогда конфликтов не избежать, особенно если много задач, все они срочные, а выполнить их некому. В итоге, под конец года кто-то из сотрудников все же уступает, вместо отпуска рассчитывает получить деньги, а у компании оказывается приличный долг по таким выплатам. Плюс ко всему существует опасность проверок контролирующей инспекции по труду, которая в случае выявления правонарушений припишет приличный штраф. Поэтому работодателям необходимо стараться заранее согласовать график отпусков, который позволит избежать подобных ситуаций и выровнять работу всей организации в целом.

Минтруда в письме от 22.09.2005 г. №09-430 ответило, что неиспользованная часть ежегодного отпуска предоставляется, как правило, до конца рабочего года, но не позже 12 месяцев после окончания рабочего года, за который предоставляется отпуск. В нашем случае работнику не может быть выплачена денежная компенсация, так как он не увольняется, и его ежегодный отпуск составляет только 24 календарных дня, а другие 24 дня не являются дополнительными днями отпуска, а являются также основным отпуском за другой год. В соответствии с законом, только в случае увольнения работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные дни ежегодного отпуска.

Информацию о замене следует зафиксировать в графике отпусков. С этой целью в графе для примечаний необходимо внести отметку о замене определенного числа дней компенсационной выплатой. Желательно указать здесь же данные приказа.

Многим может показаться, что закон написан только в пользу работодателя, но это совершенно неверно. Законы для того и нужны, чтобы защитить труженика от неправомерных действий работодателя. Иногда бывает даже приходится отгулять отпуск поневоле, как бы смешно это ни выглядело, чтобы не нарушить закон!

Таким образом, если вы решили все же не гулять в отпускной период, а плодотворно поработать, при этом получив необходимую суму средств, тогда учитывайте все требования законодательства по данному вопросу, чтобы избежать недоразумений.

Размер компенсации за неиспользованный отпуск без увольнения - когда допускается замена отпуска денежной компенсацией?

Отпуск — это время законного отдыха сотрудника. Он предоставляется ежегодно и составляет не менее 28 календарных дней. Часто возникают ситуации, вызванные производственной необходимостью или личными обстоятельствами, когда нет возможности использовать все заслуженные дни полностью. В таких случаях работников интересует вопрос как оформить и получить компенсацию за неиспользованный отпуск. В статье мы обозначим ключевые особенности начисления этой денежной выплаты, а также рассмотрим частные случаи расчета материального возмещения.

Денежная компенсация вместо отпуска: когда ее можно получить

Возмещение отпуска денежной компенсацией

Право каждого сотрудника на отдых закреплено законодательными актами РФ.

Ст. 37 Конституции РФ:

“Каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск.”

Ст. 144 Трудового Кодекса РФ:

“Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка.”

Как получить компенсацию за отпуск деньгами? В случае, если длительность законного отдыха составляет более 28 календарных дней, эти излишки могут быть возмещены работнику в виде денежных выплат. О чем говорится в ст. 126. Трудового Кодекса РФ “Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией”

“Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.”

Замена дополнительного отпуска денежной компенсацией допускается в случае разницы между минимальным сроком отпуска (28 дней) и количеством дней отдыха, положенных работнику по закону. Исключением станут:

беременные женщины,
служащие младше 18-ти-летнего возраста,
сотрудники, работающие с вредными веществами

Ст.126 Трудового Кодекса РФ.

“Не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, а также случаев, установленных настоящим Кодексом).”

Из этого следует, что выплата компенсации за неиспользованный отпуск беременной женщине законом не предусмотрена. Такие сотрудницы обязаны использовать время положенного отдыха в полном объеме. Компенсация вместо отпуска также невозможна, поскольку минимальное количество дней обязательно должно быть использовано сотрудником.

Конкретный размер выплачиваемой работнику денежной компенсации определяется несколькими характеристиками и зависит от количества неиспользованных дней отпуска и размера среднего заработка служащего.

Поскольку такая выплата не является отпускными или суммой, связанной с оплатой труда, то в справке о доходах рекомендуется указывать код дохода НДФЛ компенсации за неиспользованный отпуск, как 4800 и отражать ее в категории “Иных доходов”.

Можно ли заменить отпуск денежной компенсацией в 2016 году? Частные случаи выплаты возмещения

Размер компенсации при отпуске без сохранения заработной платы будет зависеть от продолжительности последнего. В подсчет стажа, который дает право на ежегодный отдых, берется фактический период отпуска без сохранения зарплаты, но не более 14 дней, независимо от причин ухода в такой отпуск. При этом остаток, превышающий эти две недели “отодвигается” на конец рабочего года.

Положена ли компенсация за неотгуленный отпуск совместителю? Лицам, оформленных согласно трудового договора по совместительству, денежное возмещение неиспользованных дней отдыха рассчитывается и выплачивается на общих основаниях

Статья 286 Трудового Кодекса РФ:

“Лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом.”

Компенсация работникам фирмы банкрота выплачивается в обязательном порядке каждому уволенному сотруднику, даже если предприятие объявило о банкротстве и вступило в стадию ликвидации.

Отказ работодателя может стать поводом для судебных разбирательств и грозит ему дополнительными расходами. Компенсация работникам при ликвидации предприятия также должна быть выплачена в полном объеме и в срок, установленный действующим законодательством.

При исчислении компенсации за неиспользованный отпуск при сокращении штата используется та же методика, что и при расчете ежегодных отпускных. В учет берется общее количество неиспользованных дней за весь период работы, а не только за текущий трудовой год.

Денежная компенсация за неиспользованные отпуска за несколько лет без увольнения в 2016 году

Проработав на предприятии несколько лет, работники принимают решение уволиться. Это может произойти в силу личных обстоятельств или по причине сокращения. Но прямой обязанностью работодателя будет выплата выходных пособий, в том числе и денежного возмещения за неиспользованный дополнительный отпуск прошлых периодов.

Статья 127 Трудового Кодекса РФ

“При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.”

Часто у работников возникает вопрос, неиспользованный отпуск сгорает или нет в 2016 году? Согласно закона, в расчет компенсации берутся все неиспользованные дни, независимо от периода, за который они были насчитаны. Поэтому на вопрос пропадает ли неиспользованный отпуск можно ответить отрицательно. При этом отказ работодателя выплатить возмещение за все предыдущие периоды будет считаться неправомерным и подлежит обжалованию в вышестоящих органах. Однако со вступлением в силу Конвенция № 132 Международной организации труда «Об оплачиваемых отпусках (пересмотренная в 1970 г.)» во внимание берется срок исковой давности, который составляет три месяца. Это период, в который работник может обжаловать действия руководителя. Неиспользованные дни отпуска за прошлые годы рассчитываются отдельно за каждый рабочий год, а при исчислении размера итоговой суммы суммируются и умножаются на среднедневной заработок служащего.

Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией в 2016 году таит в себе множество нюансов и “подводных камней”. Поэтому, в случае невыплаты компенсации или начисления ее в неполном объеме, перед подачей искового заявления в суд рекомендуем проконсультироваться с опытными практикующими юристами.

Как заменить отпуск компенсацией на законном основании

Бывают ситуации, в которых работник предприятия по той или иной причине не захотел или не смог воспользоваться своим отпуском. Тогда ему предоставляется возможность заменить его материальной компенсацией. В одних случаях руководитель не вправе произвести такую замену, а в других обязан это сделать. Данная статья нацелена на то, чтобы дать развернутый ответ на вопросы: «Как поступить руководству, если работник хочет заменить отпуск компенсацией?» и «Как заменить отпуск компенсацией?».

Можно ли заменить ежегодный отпуск денежной компенсацией

В действующем ТК РФ оговорено два случая, в которых трудящиеся могут заменить свой отпуск денежной компенсацией.

Во-первых, на основании ст. 126 ТК РФ, после заявления, поданного специалистом в письменном виде, компенсация может быть предоставлена взамен той части отпуска, которая превышает 28 дней.

Но существуют категории лиц, которым не обязаны выплачивать денежную компенсацию вместо дней отпуска (причем любого, будь то основной либо дополнительный). К ним относятся: беременные сотрудницы и работники, не достигшие совершеннолетнего возраста.

Ранее специалисты, которые были заняты на предприятиях с вредными и опасными условиями работы, не могли заменить свой ежегодный дополнительный, оплачиваемый предприятием, отпуск материальной компенсацией. С 1 января 2014 года, в соответствии с ФЗ от 28.12.2013 № 421, они такую возможность получили. Теперь они имеют право произвести замену семи календарных дней дополнительного финансируемого отпуска денежной выплатой.

Во-вторых, компенсация обязательно выплачивается в случае расчета работника с предприятия (ст. 127 ТК РФ), причем оплачены должны быть все отпуска за предыдущие годы, которые специалист не успел использовать, то есть абсолютно все увольняемые сотрудники, не реализовавшие свое право на отдых, имеют право на получение материальной компенсации за неистраченные отпускные дни.

Итак, заменить отпуск компенсацией имеют право все увольняемые сотрудники без ограничений. Если на момент увольнения трудящийся не успел использовать свои отпуска даже за 2-4 года или более, то выплата компенсации осуществляется за все, без исключения, дни неизрасходованных основных и добавочных отпусков.

Причиной начисления материальной компенсации за неизрасходованный отпуск в том случае, если человек увольняется, следует считать соответствующий приказ. В этом документе и указывается сумма, которую обязаны выплатить.

Как заменить отпуск денежной компенсацией в 2017, все правильно рассчитав

Для правильного расчета суммы материальной компенсации взамен неистраченного отпуска определяется средняя заработная плата работника за один день. Как правило, рассчитывается она из последних 12 месяцев, но может быть использован другой расчетный период (установленный в локальных документах), при условии, что права работника не будут нарушены.

При расчете из него должны быть исключены дни, когда сотрудник предприятия находился на больничном либо в отпуске.

Расчет суммы компенсации происходит в несколько этапов.

Высчитывается число дней периода под расчет. В случае, если трудящийся не пропустил ни одного рабочего дня в течение месяца, число дней в данном месяце принимают равным 29,3. Если же в данный период сотрудник находился на больничном или в отпуске, то число дней высчитывается по следующей формуле:

(количество дней в месяце - число дней, исключенных из расчета) × 29,3/количество дней в месяце.

На втором этапе определяют среднедневную оплату труда. Формула расчета:

размер выплат за последний год (12 месяцев)/число календарных дней.

На заключительном этапе определяется размер материальной компенсации:

средний заработок за день × на количество неистраченных отпускных дней .

Важно помнить о том, что праздничные дни не оплачиваются, поэтому при расчете их необходимо исключить из общего количества дней.

Возьмите на заметку, что при увольнении специалист имеет право получить денежную компенсацию или воспользоваться этими днями отдыха с последующим увольнением. Исключением являются ситуации, когда работника увольняют по статье вследствие совершения им неправомерных действий.

Итак, если работник хочет заменить отпуск компенсацией, он должен написать письменное заявление на имя руководства организации. Директор компании, в свою очередь, должен подписать полученное заявление, т. е., по сути, согласиться с денежной выплатой специалисту.

При этом следует учитывать, что в законе данное обязательство организации перед сотрудником не прописано. Потому даже если человек перед увольнением предоставил письменно просьбу о замене отпуска на денежную компенсацию, администрация компании вправе ему отказать.

Число неистраченных дней отпуска определяют в зависимости от даты приема сотрудника на работу. Если стаж трудящегося равен 11 месяцам, то его отпуск составит 28 дней.

Меняем отпуск на деньги - выплата денежной компенсации за неиспользованный отпуск

Такое же количество дней заменяется денежной выплатой и в том случае, когда трудящийся занимал должность на предприятии от 5,5 до 11 месяцев, а его увольнение происходит по следующим причинам:

призыв в армию;

сокращение штата (реорганизация предприятия).

В любых других случаях количество дней отпуска рассчитывается пропорционально стажу трудящегося, даже если он работает на предприятии всего 2 недели или более.

Можно ли заменить часть отпуска компенсацией

Заменить отпуск компенсацией можно, а реально ли получить выплату лишь за его часть? Да, но после того, как специалист предоставит руководству письменное заявление, можно в произвольной форме.

Согласно письменному заявлению, будет составлено распоряжение, в котором указываются Ф. И. О. работника, занимаемая им должность, количество компенсируемых дней, дата подачи заявления и его номер.

Когда приказ составлен, специалист должен изучить его и поставить подпись и дату ознакомления.

Затем в личную карту трудящегося ставится отметка о том, что была произведена замена финансируемого отпуска денежной компенсацией. Здесь же указывается вид отпуска - основной или дополнительный, количество заменяемых дней, дата приказа и его номер.

Помимо личной карты трудящегося, информация о произведенной замене фиксируется в графике отпусков. Сюда же вносятся данные приказа.

Можно ли дополнительный отпуск заменить денежной компенсацией

В соответствии с частями I и II статьи 126 ТК РФ, после письменного заявления сотрудника работодатель может заменить часть его отпуска (более 28 календарных дней или любое другое количество дней, отмеченных в заявлении) материальной выплатой.

По закону, материальная компенсация за дополнительный отпуск должна быть выплачена в любое время, а не только после того, как человек «отгулял» 28 календарных дней основного, положенного ему, ежегодного отпуска. Такая выплата - это одна из форм реализации права работника на добавочный, финансируемый предприятием, отпуск. Реализовать данное право сотрудник может со дня наступления нового рабочего года, за который положен оплачиваемый отпуск. Если же речь идет об отпуске за первый год работы, то по достижении полугодового стажа на предприятии (статья 122 Трудового кодекса РФ).

Согласно трудовому законодательству (ч. 2 ст. 120), добавочный отпуск должен предоставляться сотруднику вместе с основным. Однако и не возбраняется использовать свой отпуск частично, по согласованию с работодателем (ч. 1 ст. 125).

Итак, если денежная выплата была начислена за дополнительный отпуск до момента использования работником основных 28 календарных дней либо до завершения текущего рабочего года, то это не нарушает его права. Компенсация может быть предоставлена по письменной просьбе сотрудника в любой момент с начала рабочего года.

Стоит отметить, что Трудовым кодексом (статьи 122, 124) не предусмотрена возможность замены отпуска компенсацией за еще не наступивший рабочий год.

Акцентируем внимание на том, что закон позволяет руководству организации удержать соответствующую часть заработной платы увольняющегося работника, если он уже «отгулял» положенный ему ежегодный оплачиваемый отпуск, но не успел отработать все дни этого отпуска. Но администрация предприятия не сможет удержать с работника средства, которые выплатила ему в счет компенсации за дополнительный отпуск, причитающийся за время, еще в полной мере не отработанное специалистом.

К тому же, стоит принять во внимание и тот факт, что работодатель может заменить часть отпуска материальной компенсацией, но не обязан этого делать (подробнее в Письме Роструда № 473-6-0 от 1 марта 2007 года).

На основе всего вышеизложенного можно сделать вывод о том, что деньги за дополнительный оплачиваемый отпуск работник может получить уже до того, как он использует свой основной отпуск.

Когда отпуск заменить денежной компенсацией не получится

Как уже было сказано выше, к ним относятся:

беременные сотрудницы;

работники, не достигшие совершеннолетнего возраста.

Сотрудники предприятий, условия работы которых были признаны опасными или вредными, тоже имеют ограничения по замене отпуска материальной компенсацией.

Но это касается исключительно дополнительного, финансируемого предприятием, отпуска, который предоставляется за труд во вредных условиях. Этот отпуск трудящиеся могут использовать только по прямому назначению.

А вот основной отпуск заменить компенсацией разрешается, так же как и отпуска, предоставляемые сотрудникам, работающим при ненормированном трудовом дне, в условиях Крайнего Севера и т. д.

Как образец рассмотрим такую ситуацию.

Сотруднику был предоставлен ежегодный, финансируемый предприятием, отпуск, длительность которого составила 39 календарных дней, из них:

28 - в качестве основного отпуска;

8 - в качестве дополнительного отдыха за «вредность» на рабочем месте;

3 - в качестве ежегодного дополнительного отпуска за ненормированный режим трудовой деятельности.

В таком случае трудящийся имеет право получить деньги только за 3 дня.

Как ежегодный оплачиваемый отпуск заменить денежной компенсацией и отразить все в бухучете

Итак, как уже было сказано, если работник хочет заменить отпуск компенсацией, причем не имеет к этому никаких ограничений, он должен предоставить администрации письменное заявление в любой форме.

Работодатель решает начислить компенсацию, после чего подписывается соответствующий приказ. На основании этого документа в бухгалтерии рассчитывается сумма компенсации, а затем производится ее начисление.

Непосредственно выплата компенсации фиксируется кассовым расходным ордером по форме № КО-2. Если начисление компенсации было произведено вместе с заработной платой за текущий месяц, то выплата данной компенсации осуществляется по ведомостям формы № Т-53 или № Т-49 одновременно с оплатой труда (п. 6 Указаний Банка России от 11.03.2014 г. № 3210-У).

Также денежная компенсация может быть перечислена сотруднику отдельным платежом на его зарплатный счет в банке. В том случае, когда денежная компенсация начисляется вместе с ежемесячной зарплатой сотрудника - согласно реестру на перечисление заработной платы (пп. 1.17-1.19 Положения банка России от 19.06.2012 г. № 383-П).

Компенсация за неистраченный отпуск отражается в бухучете в определенном порядке, который зависит от того, вправе ли данная организация использовать упрощенные методы бухгалтерского учета или нет.

Если такого права у предприятия нет, то начисление компенсации за отпуск, не использованный работником (равно как и не связанный с увольнением), должно производиться за счет зарезервированных средств на оплату отпусков.

ИП имеют право на упрощенное ведение бухучета, например, могут не резервировать средства на оплату отпусков (подробнее в ч. 4, 5 ст. 6 Закона от 6.12.2011 г. № 402-ФЗ, п. 3 ПБУ 8/2010). В случае, если фирма воспользовалась таким правом, компенсацию за отпуск, не связанную с увольнением, надо включить в обычные расходы, например, в издержки по оплате труда (п. 8 ПБУ 10/99). Начисление и выплата такой компенсации отражается проводками:

Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 70

Зачислена денежная компенсация, не связанная с увольнением трудящегося, за отпуск, которым работник не пользовался.

Дебет 70 Кредит 50 (51)

Материальная компенсация (не связанная с увольнением и перечисленная на банковский счет работника) за отпуск, которым сотрудник не пользовался.

Если у вас остались вопросы по теме, то предлагаем получить бесплатную консультацию специалистов компании «Бизнес Ресурс».

Почему десятки компаний Санкт-Петербурга предпочли услуги «Бизнес Ресурса»:

Экономия средств - до 30 % (по сравнению с бухгалтером в штате).

Компания поддерживает единый стандарт обслуживания 1С.

Компания оказывает комплексные бухгалтерские услуги, включая автоматизацию документооборота и оптимизацию налогов.

Подсчитайте, сколько ежемесячно стоит вашей компании содержание штатного/приходящего бухгалтера, и непременно звоните по телефонам:

Проводки по 41 счету

Закон запрещает работать без отпуска, получая вместо положенного раз в год отдыха денежный эквивалент. Но это не означает, что вариантов, как получить компенсацию за неиспользованный отпуск, нет. Они не только есть, но вполне легальны и могут быть использованы в разрешенных законом ситуациях.

При каких условиях будет выплачено отпускное возмещение

Ежегодный оплачиваемый отпуск положен любому работающему (ст.114 ТК РФ). Продолжительность основного отпуска составляет 28 календарных дней. Есть еще и дополнительный отпуск, который предоставляется:

в условиях Крайнего Севера и регионах, приравненных к ним;
во вредных и опасных условиях труда;
в особых условиях, с ненормированным рабочим днем, и др.

Если есть сомнения по поводу того, можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск, то обратившись к Трудовому кодексу, можно понять что ответ однозначно утвердительный.

Эквивалент за не взятый отдых может быть назначен если:

работник увольняется;
положенный ему отдых превышает 28 календарных дней (ст.126 ТК РФ).

Увольняясь, работник вправе получить пособие за все дни заработанного отдыха. Сумма компенсации рассчитывается исходя из количества дней отпуска и среднего заработка за последний год.

Второй случай, при котором возможно возмещение - отпуск больше 28 дней. Тогда за все дополнительные дни или их часть начисляется денежный эквивалент. Например, если положен отпуск в размере 34 дней, то нужно использовать 28 из них на отдых, а за оставшиеся 6 дней получить компенсацию.

При этом закон не обязывает работодателя строго следовать этому правилу. Работодатель вправе не оплачивать добавочные дни отпуска, а потребовать их использования для отдыха.

Учтите! Правило не распространяется на беременных, работников не старше 18 лет, работников, занятых на вредных и опасных производствах. Они должны использовать дополнительный отпуск по прямому назначению.

Почему допускается перенос отпуска

Законодатель оговорил возникновение ситуаций во время отдыха, когда ежегодный отпуск должен быть прерван или предоставлен в иное время. Такими случаями являются:

перенос отпуска в связи с больничным;
необходимость исполнения государственных обязанностей, на время которых дается по закону освобождение от работы;
в иных случаях.

Неоплата отпускных, извещение о предоставлении отпуска менее чем за 14 суток до его начала также становятся основанием для переноса отдыха на другой, согласованный с работником срок.

Если производственный процесс требует присутствия работника и его уход в отпуск парализует деятельность организации, с согласия работника отпуск также переносится на другой период времени. При этом он должен быть использован в течение года, следующего за годом предоставления. То есть, работа в течение 2 лет без отпуска допустима.

Поэтому, если потребуется выяснить, допускается ли замена отпуска денежной компенсацией в случае его переноса, помните, что в данном случае законодатель говорит «нет» (ст.124 ТК РФ).

Работникам, возраст которых меньше 18-ти лет, а также занятым на вредных и опасных производствах отпуск должен предоставляться ежегодно, переносы не допускаются.

Использование отпуска перед увольнением

Согласно статье 127 ТК РФ, собираясь расторгнуть договор, работник может взять положенный ему отпуск с последующим увольнением по собственному желанию. Им пишется заявление с указанием даты увольнения, которой должен стать последний день отпуска. Если закончился срок трудового договора, работник вправе использовать перед увольнением положенный отпуск и датой расторжения договора также станет последний день отпуска.

Эта дата может не совпадать с установленной ранее датой окончания трудового договора. Если отпуск берется работником, написавшим заявление на увольнение по собственному желанию, он вправе передумать, забрать заявление на увольнение до начала отпуска. Если на его место принят другой работник, то отзыв заявления на увольнение не допускается (ст.127 ТК РФ).

Как получить денежное покрытие

Как выше говорилось, если работник не уверен, можно ли заменить отпуск денежной компенсаций в 2020 году, стоит обратиться за разъяснением к статье закона. Правилом предусмотрено, что компенсация выплачивается только при увольнении, за все положенные дни отпуска, или при неиспользовании дней неосновного. Для ее получения нужно сделать следующее:

Подать заявление произвольной формы. Если есть специальной формы бланк - на бланке. В «шапке» заявления указываются должность лица, который будет визировать заявление, и его ФИО. Далее указывается ФИО заявителя.
Название документа - «заявление».
Непосредственно текст, представляющий собой просьбу заменить дни отпуска денежным эквивалентом. Указать, по каким обстоятельствам дан дополнительный отпуск, его продолжительность и сослаться на статью 126 ТК РФ о праве на получение компенсации.
Поставить дату и собственноручную подпись.

Спустя 10 дней или в дату очередной выдачи заработной платы, принятой на предприятии, выплата должна быть выдана заявителю. Основной отпуск не допускается подменять возмещением. Это является нарушением закона и виновное лицо привлекается к административной ответственности в виде крупного штрафа. Дилемма, можно ли взять компенсацию за неиспользованный отпуск, если он не основной, без наложения взыскания на работодателя, предполагает ответ: да, можно.

О компенсации отпуска перед увольнением смотрите видео:

При увольнении работнику обязаны оплатить компенсацию за все дни отпуска. Если он не предоставлялся в течение двух лет, то за два года.

Если работник не имеет права на получение дополнительного отпуска, то и права на компенсацию дней отпуска, например, не использованного 2 года и соответственно удвоенного, он не имеет.

Как отгулять отпуск не весь сразу

Согласно ТК РФ, разделение отпуска на части возможно при согласовании с работодателем. При этом, одна из частей не должна быть меньше 14 календарных дней (ст.125 ТК РФ). Остальные дни можно взять в любых пропорциях. В частности, два раза по 7 дней, два раза по 5 дней и 4 дня, и так далее.

Специалист отвечает на вопросы в комментариях к статье

Ежегодный оплачиваемый отпуск работника может быть заменен на денежную компенсацию только в двух случаях – если у увольняемого сотрудника остались неиспользованные отпуска или если речь идет о замене денежной выплатой части отпуска, превышающей 28 календарных дней (). Рассмотрим обе эти ситуации подробнее.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (). Стоит отметить – несмотря на то, что право на использование отпуска за первый год возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы, сотрудник, проработавший в компании менее полугода, все равно имеет право на компенсацию неиспользованного отпуска ( , ).

Причитающуюся работнику сумму работодатель должен выплатить в день увольнения, а если в этот день сотрудник не работал, то – не позднее следующего дня после предъявления им соответствующего требования ().

Определить количество положенных сотруднику дней отпуска с учетом его стажа. При этом право на полный отпуск имеют не только работники, которые проработали полный рабочий год, но и сотрудники:

проработавшие у данного работодателя не менее 11 месяцев, подлежащих зачету в срок работы, дающей право на отпуск;
проработавшие от 5,5 до 11 месяцев, если они увольняются вследствие ликвидации предприятия или учреждения или отдельных частей его, сокращения штатов или работ, а также реорганизации или временной приостановки работ, и др. ().

Во всех остальных случаях работникам положен отпуск, пропорциональный отработанному стажу. Например, если сотруднику установлен ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней, за каждый месяц стажа он имеет право на 2,33 календарных дня отпуска (28 дней: 12 месяцев).

Таким образом, количество положенных работнику дней отпуска можно определить по следующей формуле:

О = Е: 12 х С, где
О – количество положенных работнику дней отпуска;
Е – общая продолжительность отпуска;
С – количество месяцев отпускного стажа.

Вычесть из положенного работнику количества дней отпуска уже использованные им дни. При этом нередко количество дней отпуска, за которое положена компенсация при увольнении, получается дробным. Округление их законодательством не предусмотрено, но Минздравсоцразвития России пояснило, что полученное число работодатель может округлить, правда, не по правилам арифметики, а исключительно в пользу работника ().

Если сотрудник полностью отработал 12-месячный расчетный период:

СЗ = (З: 12: 29,3) х Д, где:

29,3 – среднемесячное число календарных дней (постоянный показатель в соответствии с );

Если сотрудник один или несколько месяцев расчетного периода отработал не полностью:

СЗ = (З: (29,3 х М + Н)) х КД, где:
СЗ – средний заработок за дни отпуска;
З – фактически начисленная за расчетный период заработная плата;
М – количество полных календарных месяцев (когда работник отработал все рабочие дни или смены);
Н – количество календарных дней в неполных календарных месяцах;
Д – количество календарных дней отпуска.

При этом показатель Н для каждого месяца нужно рассчитать отдельно:

Н = 29,3: КД x КО, где:
Н – количество календарных дней в неполном календарном месяце;
КД – количество календарных дней в месяце;
КО – количество отработанных в этом месяце календарных дней.

Полученные результаты по показателю Н за каждый неполный месяц затем следует суммировать и полученный итог подставить в формулу для расчета среднего заработка.

Напомним, что средний дневной заработок исчисляется за последние 12 календарных месяцев ( , ). При этом из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:

за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законом (например, ежегодный основной оплачиваемый отпуск), за исключением предусмотренных ТК РФ перерывов для кормления ребенка;
работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законом ().

ВНИМАНИЕ!

Лицам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев (), и сезонным работникам () отпуска положены не в календарных, а в рабочих днях (из расчета два рабочих дня за месяц работы). В связи с этим средний дневной заработок таких сотрудников следует исчислять по следующей формуле:

СЗ = (З: Р6) х Д, где:
СЗ – средний заработок за дни отпуска;
З – фактически начисленная заработная плата;
Р6 – количество рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели, приходящихся на отработанное время;
Д – количество рабочих дней отпуска.

Умножить вычисленный средний дневной заработок на количество неиспользованных дней отпуска. Это и будет положенная работнику сумма компенсации.

Вместе с тем увольняющийся работник вправе предпочесть компенсации сам отпуск. В этом случае он должен представить работодателю письменное заявление о предоставлении неиспользованного отпуска с последующим увольнением – воспользоваться этим правом не могут лишь сотрудники, которых увольняют за виновные действия (). При этом днем увольнения считается последний день отпуска, а последним днем работы – день, предшествующий первому дню отпуска (). Это необходимо, чтобы работодатель мог надлежаще исполнить свою обязанность по оформлению увольнения и расчету с увольняемым сотрудником.

Компенсация части ежегодного оплачиваемого отпуска

Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией (). Это возможно, когда сотруднику положен удлиненный или дополнительный отпуска ( , ).

Кроме того, при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении отпуска на следующий рабочий год компенсацию можно получить за часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части. Если же работник, которому положен ежегодный основной оплачиваемый 28-дневный отпуск, не использовал его в прошлом году, в текущем он все равно не сможет получить компенсацию вне зависимости от того, сколько дней отпуска у него накопилось. Это связано с тем, что, как было указано выше, правом на замену части отпуска денежной выплатой могут воспользоваться только те сотрудники, которым предоставляется удлиненный или дополнительный отпуска.

О том, как правильно определить период, на который приходятся последние 12 календарных месяцев работы сотрудника, претендующего на денежную компенсацию вместо отпуска, узнайте из материала "Определение расчетного периода при исчислении компенсации за неиспользованный отпуск" в "Энциклопедии решений. Трудовые отношения, кадры" интернет-версии системы ГАРАНТ.

Получите бесплатный доступ на 3 дня!

Вместе с тем есть ряд нюансов, которые важно иметь в виду.

Во-первых, чтобы получить компенсацию, работник должен написать письменное заявление. Заменить сотруднику часть отпуска компенсацией по своей инициативе работодатель не вправе.

Во-вторых, подавший соответствующее заявление сотрудник не должен относиться ни к одной из следующих категорий:

беременные женщины;
работники в возрасте до 18 лет;
работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (если вопрос касается ).

Указанным сотрудникам запрещается выплачивать компенсацию даже по их просьбе. Но и здесь есть свое исключение. Оно касается работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Часть их ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, которая превышает семь календарных дней, на основании отраслевого (межотраслевого) соглашения, коллективных договоров, а также письменного согласия сотрудника, оформленного в виде дополнительного соглашения к трудовому договору, может быть заменена отдельно устанавливаемой денежной компенсацией ().

Вместе с тем, даже если все указанные выше условия соблюдены, предоставление компенсации за часть отпуска – право, но не обязанность работодателя. Поэтому он вправе отказать сотруднику в его просьбе.

Если же руководство все же решило удовлетворить просьбу работника, замену отпуска денежной компенсацией необходимо оформить в виде приказа работодателя, изданного в свободной форме. Главное, отразить, за отпуск в каком именно рабочем году предоставляется компенсация. При этом средний заработок для выплаты компенсации исчисляется точно так же, как и для компенсации за неиспользованный отпуск.

Документы по теме :

Постановление Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 " "
, утв. НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169

Г. И. Демидов, эксперт журнала «Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение»

Когда можно заменить неиспользованный отпуск компенсацией? В какой последовательности следует предоставлять работнику не использованные им ежегодные отпуска? Может ли работник настаивать на выплате ему компенсации за неиспользованный отпуск при условии, что он продолжает работать в организации? В каких случаях замена отпуска компенсацией недопустима? Надо ли удерживать с суммы компенсации за неиспользованный отпуск НДФЛ и начислять на нее страховые взносы?

О предоставлении отпуска

По правилам ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Аналогичное положение содержится в ст. 3 Конвенции МОТ № 132 «Об оплачиваемых отпусках», которая была ратифицирована Российской Федерацией Федеральным законом от 01.07.2010 № 139-ФЗ и вступила в силу 6 сентября 2011 года.

В исключительных случаях с согласия работника допускается перенос отпуска на следующий рабочий год, если отпуск не был использован им в текущем году (ч. 3 ст. 124 ТК РФ).

Согласно ч. 4 ст. 124 ТК РФ непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд запрещено. Работодатель обязан учесть неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска при составлении графика отпусков. При этом график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Работодатель должен предоставлять работнику отпуск без его заявления, так как отпуск предоставляется на основании графика отпусков, а не на основании заявления работника.

К сведению

Работник подает заявление, касающееся отпуска, когда у него есть право:

– на досрочное предоставление отпуска;

– на выбор времени отпуска;

– на продление или перенос отпуска (например, в случае болезни).

В Письме от 08.06.2007 № 1921-6 Роструд уточнил, что ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем. В течение календарного года работник может использовать несколько отпусков. Этот вопрос решается по соглашению между работником и работодателем или на основании графика отпусков. Если сотрудник не использует все отпуска за предыдущие годы, он вправе получить денежную компенсацию за неиспользованные отпуска при увольнении.

Если по каким-либо причинам работники имеют неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды, за ними сохраняется право на использование всех полагающихся им ежегодных оплачиваемых отпусков (ст. 114, 122, 124 ТК РФ).

На практике нередко встречается ситуация, когда работник сознательно не уходит в очередной отпуск, а затем требует выплатить ему денежную компенсацию. Такое требование необоснованно (при условии, что работник продолжает работать в организации), и работодатель не вправе выплачивать компенсацию за неиспользованный отпуск.

Может ли работник настаивать на выплате компенсации за неиспользованный отпуск при его переводе из головной организации в филиал? В данном случае также отсутствуют основания для выплаты компенсации. Дело в том, что филиал не является юридическим лицом, следовательно, у сотрудника остается прежний работодатель – головная организация.

Нужно помнить, что нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

на должностных лиц – в размере от 1 000 до 5 000 руб.;

на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, – от 1 000 до 5 000 руб.;

на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.

В какой последовательности следует предоставлять работнику не использованные им ежегодные отпуска? Трудовое законодательство не содержит положений, предусматривающих использование отпусков за рабочие периоды в хронологической последовательности (Письмо Роструда от 01.03.2007 № 473‑6‑0).

Например, работник был принят на работу в организацию 10 января 2013 года. В силу различных причин ему не предоставлялись ежегодные отпуска до 2016 года. По графику с 1 июля работнику предоставляется 14 дней ежегодного оплачиваемого отпуска за рабочий период с 10 января 2016 года по 9 января 2017 года. По заявлению работника к этому отпуску присоединяется ежегодный отпуск продолжительностью 28 дней за рабочий период с 10.01.2015 по 09.01.2016. Затем в сентябре работник планирует использовать очередной отпуск за рабочий период с 10.01.2013 по 09.01.2014.

К сведению

В отличие от календарного года, рабочий год исчисляется не с 1 января, а со дня поступления работника на работу (п. 1 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30.04.1930 № 169, действуют в настоящее время в части, не противоречащей ТК РФ (Письмо Роструда от 18.12.2012 № 1519‑6‑1)).

О замене неиспользованного отпуска компенсацией

Следует отметить, что 28 календарных дней – это минимальная продолжительность основного оплачиваемого отпуска, который работодатель в соответствии с ТК РФ обязан предоставлять работнику для отдыха в течение каждого года работы (ст. 115 ТК РФ). Претендовать на компенсацию части отпуска может только тот работник, у которого каждый ежегодный отпуск в отдельности превышает 28 календарных дней (работник имеет право на удлиненный основной отпуск и (или) ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска).

Как известно, помимо ежегодного основного оплачиваемого отпуска ст. 116 ТК РФ предусмотрено предоставление ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков отдельным категориям работников, а именно работникам:

занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;

имеющим особый характер работы;

с ненормированным рабочим днем;

работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

Кроме того, допускается предоставление ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, а также при самостоятельном установлении работодателем дополнительных оплачиваемых отпусков с определением порядка и условий их предоставления в коллективном договоре либо ином локальном нормативном акте.

К сведению

Частью 2 ст. 116 ТК РФ предусмотрено право работодателя с учетом своих производственных и финансовых возможностей самостоятельно устанавливать дополнительные отпуска для работников, если иное не определено ТК РФ и другими федеральными законами. Порядок и условия предоставления таких отпусков предусматриваются коллективными договорами или локальными нормативными актами, которые принимаются с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

В случаях, не связанных с увольнением работника, по его письменному заявлению часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, может быть заменена денежной компенсацией (ч. 1 ст. 126 ТК РФ).

Часть 2 ст. 126 ТК РФ содержит уточнение, согласно которому при суммировании ежегодных оплачиваемых отпусков или перенесении ежегодного оплачиваемого отпуска на следующий рабочий год денежной компенсацией могут быть заменены часть каждого ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, или любое количество дней из этой части.

К сведению

Формулировка «может быть заменена» в ст. 126 ТК РФ подразумевает, что выплата денежной компенсации при продолжении трудовых отношений является правом, а не обязанностью работодателя (Письмо Роструда от 01.03.2007 № 473‑6‑0). Следовательно, работодатель вправе отказать в удовлетворении просьбы работника о выплате ему компенсации и настаивать на фактическом использовании всего отпуска.

В каких случаях замена отпуска компенсацией недопустима? Положения о замене денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков не распространяются:

– на беременных женщин;

– на работников в возрасте до 18 лет;

– на работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях.

По общему правилу замена отпуска компенсацией для названных категорий работников возможна при увольнении (ч. 3 ст. 126 ТК РФ).

Обратите внимание

Статьей 117 ТК РФ предусмотрено, что на основании отраслевого (межотраслевого) соглашения и коллективных договоров, а также письменного согласия работника, оформленного путем заключения отдельного соглашения к трудовому договору, часть ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, которая превышает минимальную продолжительность данного отпуска, установленную ч. 2 этой статьи, может быть заменена отдельно устанавливаемой денежной компенсацией в порядке, в размерах и на условиях, которые предусмотрены отраслевым (межотраслевым) соглашением и коллективными договорами.

Организация не вправе выплатить компенсацию, не связанную с увольнением, за неиспользованный ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск сотруднику, который ранее пострадал вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС. В Решении от 30.07.2007 № ГКПИ07-615 Верховный суд указал, что дополнительные дни отдыха для таких работников являются мерой социальной поддержки и предоставляются ежегодно. Они не связаны с выполнением трудовых обязанностей и предоставляются независимо от того, содержатся ли соответствующие положения в трудовом договоре.

Минтруд в Письме от 26.03.2014 № 13-7/В-234 также отметил, что компенсация за неиспользованный дополнительный оплачиваемый отпуск в такой ситуации не предусмотрена.

Следует помнить, что компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается независимо от основания для увольнения. В случае, когда рабочий год полностью не отработан, дни отпуска, за которые должна быть выплачена компенсация, рассчитываются пропорционально отработанным месяцам (Письмо Роструда от 18.12.2008 № 6966-ТЗ).

С учетом норм п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, а также писем Роструда от 18.12.2008 № 6966-ТЗ, от 02.07.2009 № 1917‑6‑1 при расчете компенсации за неиспользованный отпуск излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца.

Количество не использованных за время работы дней отпуска определяется из расчета 2,33 дня отпуска за месяц (Письмо Роструда от 31.10.2008 № 5921-ТЗ).

К сведению

Округление количества дней неиспользованного отпуска законодательством не предусмотрено. Однако, если в организации локальными нормативными актами установлено округление количества дней неиспользованного отпуска, округление необходимо производить не по правилам арифметики, а в пользу работника (Письмо Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 № 4334-17).

Рассчитываем компенсацию за неиспользованный отпуск

По общему правилу компенсация за неиспользованный отпуск определяется исходя из среднего заработка, рассчитываемого в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Для расчета компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении необходимо умножить количество неиспользованных дней отпуска на средний дневной заработок.

Количество неиспользованных дней отпуска за рабочие годы (за исключением года увольнения), в которых отпуск был использован не полностью, можно рассчитать по формуле:

Количество неиспользованных дней отпуска в году увольнения (если работник в последний рабочий год отработал меньше 11 месяцев) определяется следующим образом:

Если в году увольнения отпуск был частично использован, из полученного результата необходимо вычесть количество использованных дней отпуска за этот период.

К сведению

Если в последний рабочий год работник отработал 11 месяцев, но меньше года (без учета округления в большую сторону), он имеет право на компенсацию за полный ежегодный оплачиваемый отпуск за вычетом компенсации за использованные за этот год дни отпуска (п. 28 Правил об очередных и дополнительных отпусках).

Пример.

Работник устроился на работу в организацию 10.01.2013, а уволился 11.06.2016.

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника – 28 календарных дней. За время работы в организации работник использовал:

– 14 календарных дней отпуска – в сентябре 2013 года;

– 28 календарных дней отпуска – в июле 2014 года.

Средний дневной заработок – 2 750 руб.

Рассчитаем сумму компенсации за неиспользованный отпуск.

Сначала определим количество неиспользованных дней отпуска:

– за рабочий год с 10.01.2013 по 09.01.2014 – 14 дней (28 - 14);

– за рабочий год с 10.01.2014 по 09.01.2015 – отпуск использован полностью;

– за рабочий год с 10.01.2015 по 09.01.2016 – 28 дней (отпуск за рабочий год не использован);

– за период с 10.01.2016 по 11.06.2016 – 12 дней (после округления)
(28 дн. / 12 мес. х 5 мес. = 11,67 дн.).

Общее число дней неиспользованного отпуска – 54 (14 + 28 + 12).

Сумма компенсации за не использованный работником отпуск при увольнении – 148 500 руб. (2 750 руб. х 54 дн.).

Надо ли удерживать с суммы компенсации за неиспользованный отпуск НДФЛ и начислять на нее страховые взносы? Независимо от того, выплачивается ли компенсация при увольнении работника или производится выплата по его письменному заявлению за часть ежегодного отпуска, превышающую 28 календарных дней, данная компенсация облагается НДФЛ и страховыми взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС по общему правилу (п. 3 ст. 217 НК РФ, пп. «д» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ , пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ ).

В справке 2-НДФЛ сумма компенсации за неиспользованный отпуск отражается с кодом дохода «4800» (Письмо ФНС РФ от 08.08.2008 № 3‑5‑04/380@).

Итак, в заключение перечислим основные моменты:

– работодатель обязан учитывать неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска при составлении графика отпусков;

– если работнику ежегодно положено по ТК РФ только 28 дней отпуска, независимо от продолжительности не использованных им отпусков денежную компенсацию он может получить лишь при увольнении (ст. 127 ТК РФ);

– в некоторых случаях замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска (ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков) не допускается;

– нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет привлечение работодателя к административной ответственности.

Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Федеральный закон от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Каждый работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 21 ТК РФ). А возможна ли замена отпуска денежной компенсацией? Давайте разберемся.

Замена отпуска денежной компенсацией

По общему правилу продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Работник может попросить о замене денежной компенсацией части отпуска, превышающей эти 28 дней (ст. 126 ТК РФ). Такое возможно, если работнику установлен более длительный отпуск. Например, работникам-инвалидам полагается ежегодный отпуск продолжительностью не менее 30 календарных дней (ст. 23 Закона от 24.11.1995 № 181-ФЗ).

Замена дополнительного отпуска денежной компенсацией

Некоторым работникам положен не только ежегодный основной оплачиваемый отпуск, но и дополнительный отпуск (ст. 116 ТК РФ). Такой отпуск, например, полагается работникам, трудящимся в режиме ненормированного рабочего дня (ст. 119 ТК РФ). И, в принципе, дополнительный отпуск может быть заменен денежной компенсацией с учетом правила «28-ми дней».

К примеру, работнику с ненормированным рабочим днем установлен основной ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Также ему положен дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день продолжительностью 3 календарных дня. В общей сложности работник может отдыхать 31 календарный день за рабочий год. Так вот, заменить денежной компенсацией работник может три календарных дня (31 день - 28 дней).

Заявление на компенсацию неиспользованного отпуска: образец

Для того, чтобы отпуск был заменен денежной компенсацией, работник должен написать соответствующее заявление.

Такое заявление может выглядеть следующим образом:

Не допускается замена отпуска денежной компенсацией

Как известно, из любого правила есть исключение. И законодательством установлены категории работников, кому запрещена замена отпуска денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ). Не могут заменить компенсацией оплачиваемый ежегодный отпуск (как основной, так и дополнительный):